Wiele osób przygotowujących regularnie prezentacje nie znosi PowerPointa. Znam nawet ludzi, którzy wolą tworzyć slajdy w Photoshopie. Twierdzą, że dzięki temu mają nad nimi lepszą kontrolę. PowerPoint czy darmowy Impress z LibreOffice'a wcale nie są jednak takie złe.
Wystarczy pamiętać o kilku zasadach. Pierwsza z nich głosi: nie używaj domyślnych szablonów prezentacji oferowanych przez popularne edytory. Lepiej poświęcić więcej czasu na stworzenie unikatowego wzorca slajdów, opartego na wysokiej jakości grafice.
Przedstawiając prezentację zazwyczaj chcemy kogoś do czegoś przekonać. Indywidualne, starannie wykonane slajdy (w tym o zróżnicowanym tle) kreują dużo silniejszy przekaz. Dzięki temu np. łatwiej przekonamy klienta do zakupu naszego produktu.
Do większości ludzi dużo skuteczniej docierają zdjęcia niż tekst. Dlatego elementy graficzne to jedna z najważniejszych rzeczy w prezentacji. Nie stosujmy amatorskich klipartów. Zamiast tego szukajmy zdjęć w wysokiej rozdzielczości.
Pamiętajmy, że prezentacja może być wyświetlana na wielkim ekranie. Nic nie wygląda tak nieprofesjonalnie jak zdjęcia, na których widać piksele. Darmowe, naprawdę dobre fotografie znajdziemy chociażby w serwisie Flickr. Możemy też skorzystać z wyszukiwarki Compfight.
Wyszukujmy zdjęcia oryginalne. Unikajmy uśmiechniętych biznesmenów podających sobie ręce albo fotografii przedstawiających nudne spotkania w biurze. Podejdźmy do tej kwestii z odrobiną humoru (oczywiście zależy to od grupy docelowej).
Warto także używać mocnych, zdecydowanych kolorów. Rezygnujemy z białego tła i mdłych pasteli. Unikamy różowego, beżowego, kremowego - stawiamy na niebieski, zielony, brązowy. Tworzymy profesjonalną paletę kolorów uzupełniających się lub kontrastowych i trzymamy się jej.
Paletę przygotujemy np. za pomocą serwisu Color Scheme Designer.
Równie dużo uwagi poświęcamy na wybór czcionki. Fonty szeryfowe, takie jak Times New Roman, są klasyczne i sprawdzą się przed tradycjonalistycznym audytorium. Czcionki bezszeryfowe są dużo bardziej nowoczesne i trafiają do pracowników mniej sformalizowanych branż.
Unikamy używania fontów najbardziej popularnych. Staramy się znaleźć czcionkę niebanalną, mniej znaną, ale jednocześnie czytelną. Wąskie litery i kursywa są stanowczo zabronione. Im tekst jest większy, tym bardziej można poszaleć przy wyborze fontu.
Kolejny krok to odpowiednie połączenie zdjęcia w tle z tekstem. Największym wyzwaniem są fotografie zawierające kontrastowe elementy jasne i ciemne. Wybranie czarnej lub białej czcionki sprawi, że część tekstu nie będzie czytelna.
W tej sytuacji albo zmieniamy zdjęcie, albo modyfikujemy przepływ tekstu tak, aby w całości znajdował się nad jednolitą kolorystycznie częścią grafiki. Dobrym pomysłem jest też umieszczenie słów na boksie (czarnym czy białym prostokącie zlokalizowanym np. w rogu).
Przygotowując prezentację musimy pamiętać o tym, że jest to przede wszystkim forma mówiona. Do wystąpienia należy się solidnie przygotować. Slajdy to jedynie wsparcie dla widowni. Dlatego ilość tekstu powinna być minimalna. Ograniczamy się do najważniejszych haseł.
W przypadku dłuższych prezentacji zalecane jest wprowadzanie przerywników - fotoslajdów całkowicie lub prawie całkowicie pozbawionych tekstu. Najlepiej, gdyby zawierały nietypowe, przykuwające uwagę zdjęcia, które obudzą widownię i zwiększą poziom skupienia.
Prezentację trzeba obowiązkowo przejrzeć przed właściwym wystąpieniem. Nie wystarczy sprawdzić, czy wszystko wygląda dobrze w trybie edycyjnym. Konieczne jest opanowanie szybkiego uruchamiania pokazu slajdów, aby odbiorcy nie musieli na nas czekać.
