Tworzenie arkusza kalkulacyjnego odbywa się tak samo, jak dodawanie dokumentu tekstowego. W głównym interfejsie Dysku Google odszukujemy przycisk Utwórz (lewy górny róg) i wybieramy odpowiednie polecenie z rozwijanej listy. Nowy arkusz załaduje się w kolejnej karcie przeglądarki.
W opisywanym module znajdziecie wiele funkcji, z którymi zaznajomiłem Was przy okazji prezentowania edytora tekstu. Tytuł zmieniamy w lewym górnym rogu klikając roboczy opis Arkusz kalkulacyjny bez tytułu. Zapisywaniem nie musimy się przejmować - Dokumenty robią to w krótkich odstępach czasu za nas.
Pasek narzędziowy
Edytor arkuszy również zawiera pasek narzędziowy ponad polem edycji. Jest on nieco bardziej skomplikowany niż w aplikacji do tworzenia tekstów, ale nadal przyjazny i przejrzysty. W pierwszym bloku ikon znajdziemy standardowe polecenia takie jak Drukuj, Cofnij, Wykonaj ponownie oraz Kopiuj formatowanie.
Warto w tym miejscu przypomnieć, do czego służy to ostatnie polecenie. Otóż pozwala ono na skopiowanie nie tyle samego tekstu, ale jego wyglądu (kroju czcionki, koloru, wytłuszczenia czy podkreślenia). Parametry te można następnie nadać innemu tekstowi czy komórce arkusza.
Drugi blok ikon od lewej ułatwia zdefiniowanie zawartości komórki. Możemy poinformować aplikację, czy wpisana liczba to kwota (Sformatuj jako walutę) czy procent (Sformatuj jako wartość procentową). Pod przyciskiem z cyframi 123 znajdziemy dodatkowe formatowania.
Jak to działa? Jeśli w jakąś komórkę zostanie wpisana liczba 112, a następnie użytkownik wybierze polecenie Sformatuj jako walutę, usługa automatycznie zmieni zapis na 112,00 zł. Nie musimy ustalać liczby miejsc po przecinku nawet tam, gdzie są jedynie pełne złote (brak końcówki groszowej).
Scalanie i przepływ tekstu
Kolejne ikony na pasku to znane niemal wszystkim podstawy: rodzaj czcionki (do wyboru jest 6 fontów), jej wielkość, pogrubienie (Ctrl+B), kursywa (Ctrl+I), przekreślenie, kolor tekstu oraz wypełnienia (tła komórki czy zakresu komórek). Następna ikona pozwala na dodawanie obramowań w różnych kolorach i stylach.
Niezwykle przydatna na pasku narzędzi jest także możliwość scalania komórek. Dawniej Dokumenty oferowały jedynie scalanie w poziomie, a funkcja ta działała dość kiepsko. Teraz możemy kliknąć samą ikonę, aby połączyć elementy poziomo lub wybrać strzałkę, która rozwija scalanie pionowe i mieszane.
Następny blok ikon jest związany z przepływem tekstu. Mamy tu do wyboru takie opcje jak wyrównanie do lewej, wyrównanie do środka, wyrównanie do prawej, wyrównanie do góry, do dołu i do środka w pionie. Trzecia ikona aktywuje zawijanie tekstu - jest domyślnie włączona.
Dzięki niej zawartość komórki nie będzie wystawać z prawej strony na sąsiednie pola. Zamiast tego uzyskamy kilka wierszy tekstu - będą w pełni widoczne, gdy zwiększymy wysokość pola. Ostatnie ikony na liście umożliwiają wstawianie komentarzy (pisałem o tym dokładnie analizując edytor tekstu), wykresów czy funkcji (o tych dwóch elementach niżej).
Menu z poleceniami
Oprócz paska narzędziowego do dyspozycji użytkownika oddano menu podobne do tego z LibreOffice Calca czy MS Excela. Większość elementów pokrywa się z tymi z edytora tekstu. Na uwagę zasługuje menu Dane, które umożliwia sortowanie zawartości całego arkusza lub zaznaczenia w kolejności alfabetycznej i odwrotnej.
Trochę więcej rzeczy jest w menu Narzędzia, gdzie znajduje się m.in. galeria skryptów - wtyczek zwiększających funkcjonalność edytora arkuszy. Mamy tu też możliwość włączenia ochrony dokumentu czy wyłączenia autouzupełniania. W menu Pomoc tradycyjnie znajdziemy pełną listę skrótów klawiszowych.
Jak tworzyć wykresy?
Tworzenie wykresów to kolejna funkcja, która cechuje się dużym podobieństwem do rozwiązań znanych z Excela. Najpierw musimy oczywiście stworzyć tabelę z jakimiś danymi - w moim przypadku było to kilka przedziałów wiekowych z procentami. Potem zaznaczamy komórki tabeli i klikamy przycisk Wykres w pasku narzędziowym.
Modyfikujemy tutaj zakres tabeli, wybieramy typ wykresu (słupkowy, kołowy itd.), dodajemy tytuł oraz etykiety osi poziomej i pionowej, a także dostosowujemy kolor czcionki i elementów graficznych, zmieniamy położenie legendy czy odwracamy zakres danych. Na koniec klikamy Wstaw.
Gdy wykres znajdzie się już na arkuszu nadal jesteśmy w stanie go modyfikować. Wystarczy go kliknąć i wybrać pożądany element do edycji.
Jak używać funkcji?
Bardzo prosta jest także praca z funkcjami. Najważniejsze z nich są dostępne pod ostatnim przyciskiem na pasku narzędziowym. Aby użyć tego elementu wpisujemy w kolejne komórki źródłowe wartości liczbowe (np. kwoty przeznaczone na zakupy). Zaznaczamy obszar i klikamy wybraną funkcję.
Edytor sam przygotuje formułę - wystarczy potem nacisnąć Enter. SUM liczy sumę, AVERAGE średnią, COUNT liczbę wartości (np. 5 dla zestawu danych 34, 37, 44, 51, 89), MAX wyświetla najwyższą wartość, a MIN najmniejszą. Polecenie Więcej funkcji w rozwijalnym menu pod przyciskiem Funkcje daje dostęp do wszystkich komend.
Korzystanie z ikony Funkcje ma jedną wadę - wynik zawsze jest wyświetlany w komórce tuż poniżej zestawu danych. Jeśli chcemy dokonać kilku obliczeń (np. sumy i średniej) musimy już wpisywać polecenia ręcznie w wybrane komórki. Pomaga w tym wspomniana wyżej lista komend, gdzie znajdują się składnie.
Menu kontekstowe kolumn i wierszy
Spory potencjał ukryto również w menu kontekstowym wywoływanym prawym klawiszem myszy z poziomu nagłówków kolumn oraz wierszy. Pozwala na łatwą zmianę wysokości oraz szerokości komórek, a także wstawianie nowych rzędów i usuwanie niepotrzebnych.
Poza tym edytor arkuszy kalkulacyjnych ma także inne funkcje znane z modułu tekstowego. Istnieje możliwość dodawania obrazków z dysku twardego lub Dysku Google. Do dyspozycji mamy mechanizm sprawdzania pisowni, historię zmian oraz przycisk Udostępnij ułatwiający pracę zespołową nad danym arkuszem.
Po szczegółowe informacje na temat tych elementów zapraszam do naszego tekstu sprzed tygodnia. W następnej części cyklu poświęconego Dokumentom Google przyjrzymy się edytorowi prezentacji multimedialnych.
