Dostęp do niego, tak jak w przypadku innych modułów, uzyskujemy za pośrednictwem interfejsu Dysku Google. Tak jak wspominaliśmy Dokumenty zostały jakiś czas temu z Dyskiem zintegrowane i obecnie obie aplikacje korzystają z jednego adresu internetowego - drive.google.com.
Aby stworzyć nasz pierwszy dokument tekstowy odszukujemy przycisk Utwórz w lewym górnym rogu interfejsu. Wybieramy odpowiednie polecenie z rozwijanego menu. Otworzy się nowa karta, a w niej edytor online. Kolejnym krokiem jest nadanie dokumentowi tytułu. W tym celu klikamy nagłówek w lewym rogu, na górze.
Nie przejmuj się zapisywaniem
Po uporaniu się z tym szczegółem możemy w zasadzie zacząć pisanie. Dokumenty Google rejestrują wszystkie wprowadzane zmiany na bieżąco. Nie musimy więc przejmować się wciskaniem co chwilę kombinacji Ctrl+S. Na górze jest informacja o statusie.
Komunikat Wszystkie zmiany zostały zapisane na Dysku informuje nas o tym, że najnowsza wersja dokumentu jest już online, a my możemy bez obaw zamknąć kartę w przeglądarce. Status Zapisywanie... każe nam czekać - wtedy karty nie wyłączamy. Na porządnym łączu proces ten zajmuje raptem kilka sekund.
Prawie jak Word
W interfejsie Dokumentów znajdziemy dwa elementy, które mogą kojarzyć się nam z desktopowym edytorem tekstu takim jak np. Word (część pakietu MS Office) czy Writer (z LibreOffice). Jest to menu oraz pasek narzędziowy - oba zlokalizowane przy górnym brzegu ekranu.
Oczywiście umieszczona tutaj liczba opcji i funkcji jest mniejsza niż np. w odpowiedniku firmy Microsoft. Aplikacje online prawie nigdy nie są tak rozbudowane jak ich desktopowe alternatywy. Większość użytkowników powinna jednak znaleźć w Dokumentach wszystkie używane na co dzień polecenia.
Pasek narzędziowy pozwala m.in. na zmianę stylu formatowania tekstu, wybór innej czcionki (jest ich raptem 8 i nie można dodawać własnych), zmianę jej rozmiaru, włączenie wytłuszczenia, podkreślenia, kursywy, modyfikację koloru tekstu i tła, zmianę wyrównania czy utworzenie listy numerowanej lub nienumerowanej.
Z poziomu paska możemy także drukować tekst oraz wykonywać operacje Cofnij i Ponów. Specjalny przycisk przeznaczono do wstawiania hiperłączy (alternatywą jest użycie skrótu klawiszowego Ctrl+K).
Niewielka strzałka po prawej umożliwia ukrycie zestawu narzędzi i uzyskanie w ten sposób większej przestrzeni dla samego okna edycji tekstu. Do tego dochodzą funkcje kopiowania i czyszczenia formatowania (koloru czcionki, kursywy itp.).
Przydatne polecenia w menu
Menu również jest bardzo proste w obsłudze i podobne do tego znanego z Worda czy Writera. W Pliku możemy tworzyć nowe dokumenty, udostępniać je za pomocą e-maila czy eksportować na dysk twardy komputera. Do wyboru mamy sporo formatów - DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT oraz HTML.
Edycja również zawiera polecenia Cofnij i Ponów, a także Kopiuj, Wytnij i Wklej. Skróty Ctrl+Z, Ctrl+Y, Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V są jednak tak popularne, że z tego podmenu raczej korzystać nie będziemy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy często kopiujemy i wklejamy wiele bloków tekstu - wtedy nieoceniony będzie tzw. schowek.
Widok umożliwia m.in. wyłączenie linijki nad arkuszem papieru czy przełączenie się na styl kompaktowy (to samo robi wspomniana strzałka na prawo od paska narzędziowego). Z tego miejsca aktywujemy także edycję na pełnym ekranie.
Dodawanie obrazków i komentarzy
Najbardziej rozbudowane podmenu to Wstaw. Bez problemu umieścimy dzięki niemu w tekście obrazek, link, równanie czy rysunek. Dodamy także komentarze (nieodzowne gdy sprawdzamy tekst innej osoby i chcemy podzielić się uwagami) oraz przypisy. Do tego dochodzi numeracja stron czy znaki specjalne.
Wstaw ułatwia również edycję nagłówka oraz stopki - to idealne miejsca na dodanie numerów stron czy przypisów. Menu Formatuj jest - podobnie jak Edycja - mało przydatne. Znajdziemy tu głównie polecenia z paska narzędzi, takie jak pogrubienie, podkreślenie czy opcje wyrównywania.
Bardziej zaawansowani użytkownicy docenią podmenu Narzędzia. Da się tu m.in. uruchomić zintegrowaną z Dokumentami wersję przeglądarki Google, która znakomicie wspomaga research podczas pisania. Mamy tu też dostęp do słownika online i Tłumacza Google - wszystko to bez opuszczania strony z tekstem.
Statystyka i autokorekta
W menu Narzędzia znajduje się poza tym polecenie Liczba słów. Wbrew nazwie po jego kliknięciu otrzymamy informacje nie tylko na temat liczby słów w dokumencie, ale także liczby znaków ze spacjami i bez spacji oraz liczby stron. Dane są wyświetlane dla aktualnego zaznaczenia oraz całego tekstu.
Przez Narzędzia przechodzimy także do Ustawień edytora. Najbardziej przydatną w tym miejscu rzeczą jest Automatyczne zastępowanie. Możemy zdefiniować słowa i wyrażenia, w których często robimy literówki, a Dokumenty same takie frazy poprawią.
Ostatnie dwie pozycje to Tabela i Pomoc. Nazw obu nie trzeba chyba tłumaczyć. Warto jedynie dodać, że w Pomocy znajduje się link do skrótów klawiszowych obowiązujących w Dokumentach. Najlepiej się z nimi zapoznać, aby ułatwić sobie pracę. Niektóre pozycje są mocno niestandardowe.
W aplikacji nie działają np. skróty Ctrl+L i Ctrl+R dla wyrównania do lewej i prawej. Korzysta z nich bowiem przeglądarka Chrome. Zamiast tego opisywane funkcje obsługują kombinacje Ctrl+Shift+L i Ctrl+Shift+R. Do kilku takich zmian trzeba się niestety przyzwyczaić.
Historia zmian i udostępnianie
Zapoznając się z menu warto jeszcze raz rzucić okiem na komunikat o zapisanych zmianach. Po jego kliknięciu otworzy się jeden z najciekawszych modułów edytora tekstu. Jest to tzw. historia zmian - pasek boczny ze wszystkimi wersjami pliku ułożonymi chronologicznie. Śledzenie postępów pracy jest więc proste.
W prawym górnym rogu znajdziemy kolejny interesujący nas element - przycisk Udostępnij. Za jego pomocą można podzielić się dokumentem ze współpracownikami czy znajomymi.
Wystarczy wpisać ich adresy e-mail w pole Dodaj osoby i kliknąć Gotowe. Odbiorcy nie muszą w tym momencie mieć Gmaila, ale każdy internauta z zewnętrznym adresem powinien posiadać lub założyć Konto Google, aby obejrzeć dokument.
Uprawnienia poszczególnych współpracowników możemy zmieniać. Najwęższy zakres to Może wyświetlać, nieco szerszy to Może komentować, a najszerszy to Może edytować. Wybrane osoby zostaną powiadomione przez Google'a o udostępnieniu pliku za pomocą e-maila.
W sekcji Kto ma dostęp jesteśmy także w stanie zmienić charakter dokumentu. Domyślna opcja to Prywatny - dostęp mają tylko osoby wymienione na liście. Polecenie Każdy użytkownik mający link czyni plik częściowo publicznym (link do wysyłki znajdziemy na górze panelu udostępniania).
Trzeci wariant to Publiczny w internecie. Taki dokument jest widoczny w wyszukiwarce Google i dostępny dla każdego zainteresowanego bez możliwości edycji. Dwie ostatnie opcje są nieocenione, gdy chcemy pokazać plik komuś, kto nie korzysta i nie chce korzystać z usług Google'a.
Jak więc widać edytor tekstu w Dokumentach jest całkiem rozbudowany. Jego zestaw funkcji z powodzeniem wystarczy niemal każdemu użytkownikowi indywidualnemu, a także właścicielowi czy pracownikowi małej firmy. Na dziś już kończymy - za tydzień przyjdzie pora na omówienie edytora arkuszy kalkulacyjnych.
