Pomimo ogromnej popularności portali społecznościowych i szerokich możliwości udostępniania w chmurze, użytkownicy wciąż najbardziej ufają tradycyjnym metodą i wysyłają znajomym pliki za pomocą wiadomości e-mail z załącznikiem. O ile jest to łatwa i szybka metoda, o tyle jest ona problematyczna w przypadku, gdy zechcemy później odkopać załączniki z gąszczu wszystkich wiadomości.
Jeżeli faktycznie często dostajemy zdjęcia, dokumenty i inne pliki za pośrednictwem maila, to warto pomyśleć nad tym, jak sobie ułatwić zarządzanie otrzymanymi załącznikami. Użytkownicy Google Chrome mogą skorzystać z rozszerzenia o nazwie MetisMe Attachments Management System. Pozwala ono zarządzać załącznikami z jednego miejsca w szybki sposób, a także umożliwia przesyłanie ich na dyski w chmurach Google Drive, Dropbox i Evernote.
Instalacja i pierwsze kroki z MetisMe
Aby rozpocząć pracę z MetisMe, należy najpierw dodać do Chrome odpowiednie rozszerzenie - Pobierz MetisMe Attachments Management System. Po pobraniu wystarczy zalogować się na swoje konto Gmail, a wtyczka automatycznie się uaktywni i poprosi użytkownika o nadanie uprawnień.
Korzystanie z MetisMe jest bezpieczne, twórcy gwarantują zachowanie prywatności i szyfrowanie danych 128-bitowych kluczem AES. Klikamy w przycisk Next, a następnie akceptujemy udzielenie odpowiednich uprawnień.
Wyświetlanie wszystkich załączników
Po ponownym wejściu na naszą pocztę Gmail zauważymy pewne nowości. Przede wszystkim w panelu bocznym, tuż pod folderem z odebranymi wiadomościami, znajduje się nowa zakładka “Attachments” (Załączniki). Po jej uaktywnieniu wyświetli się lista wszystkich załączników ze wszystkich wiadomości na naszym koncie pocztowym.
MetisMe potrzebuje trochę czasu na przeskanowanie naszych wiadomości w poszukiwaniu załączników, dlatego uzupełnienie listy o całą zawartość naszej poczty może trochę potrwać - czas ten nie powinien jednak przekroczyć 10 minut. Wszystkie załączniki wyświetlone są w formie prostej listy podzielonej na kolumny z nazwą pliku, typem pliku, tematem wiadomości, nadawcą / odbiorcą, datą wysłania / odebrania oraz rozmiarem pliku. MetisMe wyświetla zarówno załączniki z wiadomości otrzymanych jak i wysłanych z naszego konta.
Załączniki możemy sortować po dowolnej kolumnie - wystarczy kliknąć w wybrany nagłówek. Domyślnie załączniki sortowane są po dacie otrzymania lub wysłania. Będąc w zakładce “Attachments” możemy także skorzystać z wyszukiwarki w górnej części interfejsu i wyszukiwać załączniki po nazwie.
Zarządzanie załącznikami
Na każdym załączniku możemy wykonać szereg różnych operacji. Przede wszystkim użytkownik może wyświetlić dany plik - wystarczy na niego kliknąć lewym przyciskiem myszy, a otworzy się w nowym oknie.
Załączniki można także pobierać na dysk. Aby to zrobić, należy zaznaczyć na liście wybrane pliki, a następnie kliknąć w przycisk “Download attachments”. Zaznaczone załączniki możemy następnie usunąć wraz z wiadomościami, w których się znajdowały. W tym celu wystarczy kliknąć ikonę z koszem, a zaznaczone pozycje zostaną wykasowane.
Często zdarza się, że szukamy na poczcie jakiegoś załącznika tylko po to, aby przesłać go dalej do innej osoby. Z tym również nie ma problemu - wystarczy zaznaczyć wybrany plik na liście załączników, a następnie skorzystać z przycisku z ikoną strzałki, czyli “Forward Attachments” (Prześlij dalej). Wyświetlone zostanie okno przesyłania załącznika podobne do tego, w którym tworzymy nową wiadomość.
Ręczne przesyłanie załączników do chmury
MetisMe pozwala także synchronizować nasze załączniki z chmurami Dropbox, Evernote oraz Google Drive - zarówno manualnie jak i automatycznie.
Aby zsynchronizować ręcznie tylko wybrane pliki, wystarczy zaznaczyć je na liście, a następnie kliknąć w ostatnią ikonę na pasku narzędzi - wysunięta zostanie lista serwisów oferujących dyski w chmurze.
Po wybraniu usługi zostaniemy przeniesieni do odpowiedniej strony (w naszym przypadku do Dropboksa), na której musimy zalogować się na swoje konto i nadać uprawnienia aplikacji MetisMe. Wystarczy tylko kliknąć w przycisk Zezwól.
Po pomyślnej autoryzacji (operacja jednorazowa) wyświetli się okienko z wyborem folderu, w którym chcemy umieścić wybrane przez nas załączniki. Wybieramy folder, a następnie klikamy w przycisk Sync i czekamy na ukończenie umieszczania plików w chmurze.
Automatyczna synchronizacja załączników z chmurą
MetisMe umożliwia także automatyczne przesyłanie odebranych plików do chmury na podstawie ustawionych przez nas filtrów. Aby to zrobić, należy przejść do opcji - na czarnym pasku Google klikamy w przycisk MetisMe i z rozwijanego menu wybieramy Set Rule-Engine.
Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym możemy skonfigurować filtry, na podstawie których rozszerzenie będzie automatycznie przydzielać nasze załączniki do chmury. W pierwszej sekcji ustawiamy, z jakich wiadomości mają być pobierane załączniki - możemy określić nadawców lub nazwę tematu wiadomości.
Poniżej wybieramy usługę i folder w chmurze, do którego pliki mają być wysyłane. Po wszystkim naciskamy przycisk Done - MetisMe teraz automatycznie będzie umieszczał załączniki od wybranych nadawców na naszym wirtualnym dysku.
