Google co jakiś czas próbuje ulepszać swoją usługę poczty, czego wynikiem są ostatnie zmiany i nowości pokroju automatycznego kategoryzowania maili. Niestety, proponowane opcje automatyzacji nigdy nie są perfekcyjne i nie będą tak dobrze wykonywać swojej pracy, jak byśmy tego chcieli.
Zamiast powierzać nasze wiadomości automatycznym mechanizmom, lepiej samemu przejąć kontrolę nad swoim kontem pocztowym i za pomocą kilku opcji stworzyć filtry, które będą porządkować wiadomości zgodnie z naszym życzeniem. Oczywiście nie musicie stosować wszystkich rad - możecie skorzystać tylko z niektórych.
Powróć do klasycznego wyglądu poczty
Przede wszystkim polecam wyłączyć automatyczne kategoryzowanie wiadomości i powrócić do klasycznego wyglądu. Utworzone przez Google kategorie dzielące wiadomości na karty nie są wcale tak dobre, nie zawsze przyporządkowują dobrze wiadomości, czego wynikiem jest konieczność sprawdzania każdej zakładki podczas odwiedzania poczty.
Aby wyłaczyć karty, należy kliknąć w ikonę z kołem zębatym, a następnie wybrać polecenie “Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą”. W nowym oknie odznaczamy wszystkie opcje z lewej strony, pozostawiając jedynie pierwszą pozycję - “Główne”.
Zawsze wyświetlaj nieprzeczytane wiadomości na początku
Jeżeli nie chcecie pominąć żadnych wiadomości i zostawić ich jako nieprzeczytane, to warto ustawić skrzynkę w taki sposób, aby nieprzeczytane wiadomości zawsze wyświetlały się jako pierwsze - bez względu na ich datę otrzymania.
Aby wyświetlać nieprzeczytane wiadomości na początku, należy kliknąć w ikonę z kołem zębatym, a następnie udać się opcji “Ustawienia”. W ustawieniach przechodzimy do zakladki “Odebrane” i zmieniamy typ skrzynki odbiorczej na “Najpierw nieprzeczytane”.
Wypisz się z niepotrzebnych newsletterów
Zamiast usuwać czy gromadzić newslettery i inne wiadomości z reklamami w osobnym miejscu, lepiej jest się ich całkowicie pozbyć, skoro i tak ich nie czytamy. Obowiązkiem jest, aby każda wiadomość o charakterze reklamowym czy marketingowym posiadała w dolnej części link, za pomocą którego możemy wypisać się z danej listy.
Należy zatem znaleźć wiadomość z newsletterem, zjechać na sam dół i szukać w stopce odnośnika typu “Wypisz z listy” bądź “Unsubscribe”. Zazwyczaj po kliknięciu w taki link zostaniemy automatycznie wypisani z listy, ewentualnie musimy potwierdzić chęć wypisania ponownie podając swój adres e-mail.
Alternatywnie możemy skorzystać z serwisu Unroll.me, który umożliwia automatyczne wypisanie się ze wszystkich list. Unroll.me łączy się z naszym kontem, skanuje nasze wiadomości w poszukiwaniu newsletterów i odnośników do wypisania, a następnie wyświetla je wszystkie na jednej stronie. Wystarczy tylko, że przy każdym znalezionym newsletterze klikniemy w przycisk Unroll me.
Ustaw skrzynkę w taki sposób, aby automatycznie usuwała niechciane wiadomości
Gmail posiada możliwość tworzenia filtrów, które automatycznie wykonują określoną czynność na poszczególnym typie wiadomości. Działa to na prostej zasadzie przyczynowo-skutkowej - jeżeli spełniony jest dany warunek (np. adres, z którego przyszła wiadomość) to wykonywana jest dana czynność (np. wiadomość jest automatycznie usuwana).
Aby ustawić automatyczne usuwanie wiadomości od danego odbiorcy, należy wejść w wybranego maila, a następnie rozwinąć opcję za pomocą przycisku strzałki i wybrać pozycję “Filtruj wiadomości tego typu”.
Pojawi nam się nowe okno, w którym możemy określić warunki, takie jak adres odbiorcy, temat czy słowa zawarte w wiadomości. Następnie klikamy w odnośnik w dolnym prawym rogu “Utwórz filtr na podstawie tych kryteriów wyszukiwania”.
W tym miejscu możemy wybrać czynność, która zostanie wykonana na wiadomościach dopasowanych do naszych kryteriów. Zaznaczamy opcję “Usuń” i potwierdzamy przyciskiem “Utwórz filtr”. Od teraz wszystkie wiadomości od danego odbiorcy będą automatycznie usuwane.
Automatycznie archiwizuj wiadomości
Funkcję filtrów możemy także użyć do innych czynności. Przykładowo, jeżeli korzystacie z Facebooka, Allegro, PayPala czy jakichkolwiek innych serwisów, które wysyłają wiadomości z potwierdzeniami lub powiadomieniami, to zapewne wiecie, że informacje tego typu potrafą szybko zawalić skrzynkę pocztową. Są jednak zbyt ważne, aby je usuwać, więc siłą rzeczy je tolerujemy.
Możemy jednak ustawić filtr w taki sposób, aby np. wiadomości z serwisu Allegro były automatycznie oznaczane jako przeczytane, ukrywane w głównej skrzynce odbiorczej i przenoszone bezpośrednio do innego folderu. Aby to zrobić, udajemy się do wiadomości z wybranym powiadomieniem, a następnie rozwijamy opcję za pomocą ikony ze strzałką i wybieramy “Filtruj wiadomości tego typu”. Udajemy się do “Utwórz filtr na podstawie tych kryteriów wyszukiwania” i ustawiamy np. tak, jak na poniższym zrzucie ekranu.
Jak widać wiadomości z powiadomieniami od Allegro będą oznaczane jako przeczytane, pomijane w folderze “Odebrane” i automatycznie oznaczane etykietą “Allegro”. Jeżeli będę chciał je przeczytać, to wystarczy, że z menu Gmaila po lewej stronie kliknę w etykietę Allegro i zobaczę wszystkie powiadomienia z serwisu aukcyjnego bez potrzeby zaśmiecania głównej skrzynki odbiorczej.
Podsumowanie
Funkcje filtrowania możemy używać na wiele sposób, np. ograniczając się tylko do tagowania odpowiednimi etykietami czy do oznaczania konkretnych maili jako “Ważne”. To bardzo potężne narzędzie, które - w zasadzie - jest podstawą działania automatycznych opcji kategoryzowania na Gmailu.
Zamiast jednak opierać się na automatycznych ustawieniach, które nie zawsze działają poprawnie, warto spędzić chwilę czasu i samemu ustawić odpowiednie filtry - dzięki temu upewnimy się, że wszystkie wiadomości trafiają dokładnie tam, gdzie chcemy, a cała poczta będzie o wiele bardziej przejrzysta i łatwiejsza w użyciu.
