Spis treści
Korzystasz z Gmaila już przez wiele lat, ale utrzymywanie porządku w skrzynce odbiorczej nie jest twoją mocną stroną? Jeśli tak, to z pewnością na twoim koncie znajduje się tysiące wiadomości e-mail, które są już niepotrzebne. Zobacz, jak w prosty sposób możesz za jednym zamachem usunąć wszystkie niepotrzebne, stare wiadomości, które zalegają w twojej skrzynce odbiorczej.
Jeśli kiedykolwiek zetknęliście się z poradnikami o organizowaniu wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, to z pewnością trafiliście na termin, który nazywa się „inbox zero”. Jest to idealny stan, w którym w naszej skrzynce odbiorczej nie ma żadnych niepotrzebnych, zalegających wiadomości, a każdy e-mail, który otrzymamy, od razu czytamy i przyporządkowujemy go do odpowiedniej kategorii bądź usuwamy. Niestety, dla większości osób jest to niemożliwe do uzyskania, zwłaszcza, gdy w naszej skrzynce e-mail nagromadziło się tysiące wiadomości przez wszystkie lata.
Zanim zaczniemy uporządkowywać swoją skrzynkę pocztową, należy najpierw pozbyć się kompletnie zbędnych, przestarzałych wiadomości, które tylko nabijają licznik e-mailów na naszym koncie. W Gmailu możemy to zrobić w prosty sposób za pomocą filtrów. Zobaczmy, jak łatwo usunąć stare wiadomości przez zastosowanie odpowiedniego filtru.
Usuwanie starych wiadomości w Gmailu
Najpierw musimy ustawić filtr wyszukiwania, który pokaże nam w Gmailu tylko te wiadomości, które są z danego okresu czasu i które są nam niepotrzebne. Od nas zależy, jak stare wiadomości chcemy usunąć. Należy w filtrze także umieścić komendę, która ukryje podczas wyszukiwania rozmowy z czatów Hangouts – tych raczej nie chcemy usuwać. Skorzystamy w tym celu z poniższej komendy, którą wpisujemy w Gmailu w pasku wyszukiwania:
-in:chats older_than:12m
Fragment „-in:chats” sprawia, że nie są wyświetlane nasze konwersacje z Hangouts w wynikach wyszukiwania. Z kolei „older_than:12m” wyświetla wiadomości starsze niż 12 miesięcy – możemy tu wpisać dowolną inną liczbę, np. 10m, 15m, 20m czy 36m, aby wyświetlić wiadomości starsze niż 10, 15, 20 lub 36 miesięcy.
Po wciśnięciu przycisku szukaj wyświetlą się tylko te wiadomości, które pasują do naszych kryteriów wyszukiwania – czyli są np. starsze niż 12 miesięcy. Opcjonalnie możemy użyć jeszcze innego filtru – zamiast wyświetlać wiadomości starsze niż X miesięcy od dnia dzisiejszego, możemy wyświetlić wiadomości od konkretnej daty (np. od 1 maja 2014 i starsze). W tym celu użyjemy takiej komendy:
-in:chats before:2014/05/01
W takim wypadku pojawią się wszystkie wiadomości, które otrzymaliśmy przed 1 maja 2014. Wystarczy podmienić datę na swoją, aby zmienić zakres wiadomości. Co więcej, do powyższych komend możemy dopisać jeszcze jeden wariant „label: unread”, który sprawi, że pojawią się tylko wiadomości nieprzeczytane – może to nam ułatwić sprawę w przypadku, gdy zależy nam po prostu na usunięciu SPAMu i newsletterów które ignorowaliśmy przez wszystkie lata. W takim wypadku powyższe komendy wyglądałyby np. tak:
-in:chats label:unread older_than:24m
lub
-in:chats label:unread before:2014/05/01
W ten sposób pojawią się tylko wiadomości nieprzeczytane z wybranego przez nas okresu czasu. Gdy już ustawimy filtr w taki sposób, że wyświetlają się wiadomości nadające się do usunięcia, to pora je teraz za jednym zamachem wyrzucić z naszej skrzynki odbiorczej.
Aby to zrobić, klikamy w przycisk zaznaczania wszystkich wiadomości (główna szara kratka zaznaczenia po lewej stronie paska narzedzi). Wiadomości zostaną zaznaczone i podświetlone na żółto. Następnie klikamy w odnośnik, który wyświetla się na samej górze listy wiadomości – „Wybierz wszystkie wiadomości, które pasują do tego wyszukiwania”. W ten sposób zaznaczone zostaną wszystkie wiadomości, które pasują do naszego filtru – nie tylko te, które widzimy na pierwszej stronie wyników wyszukiwania, ale także te, które są na następnych stronach.
Teraz możemy zdecydować, co chcemy zrobić z wiadomościami. Jeśli chcemy je całkowicie usunąć, to klikamy w ikonę kosza w górnym pasku narzędzi. Wiadomości zostaną usunięte i nie będą się już nigdzie wyświetlać. Alternatywnie możemy je zarchiwizować (ikona ze strzałką w dół obok kosza). Zarchiwizowane wiadomości nie wyświetlają się w skrzynce odbiorczej, natomiast wciąż możemy je znaleźć za pomocą wyszukiwarki lub wyświetlić w podfolderach, gdy nadaliśmy im jakąś etykietę.
Gdy już wybierzemy którąś z opcji, to Gmail zapyta nas, czy na pewno chcemy wykonać tę operację, gdyż obejmuje ona wszystkie wiadomości pasujące do naszych kryteriów wyszukiwania. Potwierdzamy przyciskiem OK i gotowe – wiadomości, które były np. nieprzeczytane i starsze niż 2 lata zostaną od razu usunięte z naszej poczty lub zarchiwizowane.
