Dysk Google, dzięki znakomitej integracji z pakietem biurowym od Google’a jest w wielu przypadkach zapełniony dokumentami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi oraz innymi projektami, które często współdzielimy ze znajomymi lub współpracownikami. Przedstawiamy kilka sztuczek, które ułatwią korzystanie z Dysku Google i umożliwią lepszą kontrolę nad przechowywanymi plikami.
Mając do dyspozycji 15GB miejsca w chmurze warto nauczyć się, jak w pełni wykorzystać potencjał udostępnionej usługi. Dysk Google, dzięki integracji z webowym pakietem biurowym, oferuje sporo opcji współdzielenia plików, udostępniania ich oraz edycji. Niekiedy korzystamy z jakieś usługi, ale nie znamy w pełni wszystkich możliwości, które oferuje.
Sprawdź ilość plików w wybranym folderze lub na całym Dysku Google
W Windowsie możemy szybko sprawdzić ilość plików w danym katalogu - wystarczy wejść do jego właściwości. W przypadku Dysku Google sprawa wygląda nieco inaczej i nie możemy w taki sam sposób sprawdzić ilości dokumentów czy arkuszy kalkulacyjnych. Możemy jednak wykorzystać mechanizm pobierania plików. Aby to zrobić, należy kliknąć w strzałkę obok wybranego folderu, a następnie z rozwijanego menu wybrać opcję “Pobierz”.
Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym możemy pobrać całą zawartość wybranego przez nas katalogu lub całą zawartość Dysku Google. Nie musimy jednak niczego pobierać - okno to wyświetla podsumowanie z ilością plików. W zakładce “Wybrane elementy” wyświetla się ilość plików w wybranym przez nas katalogu, z kolei w zakładce “Wszystkie elementy” pokazana jest całkowita ilość plików na Dysku Google z podziałem na ich typ.
Ustaw oddzielne uprawnienia dla każdego pliku
Jeżeli współpracujemy z innymi osobami i współdzielimy pliki, to z pewnością mamy osobny folder np. udostępniony określonej grupie osób. Czasem chcielibyśmy jednak wykluczyć pewne osoby z tego grona bez wpływania na cały folder. Można to zrobić poprzez indywidualne ustawienia dla każdego pliku na naszym Dysku Google.
Aby zarządzać ustawieniami udostępniania dla pojedynczych osób, należy kliknąć prawym przyciskiem na wybrany plik, a następnie przejść do “Udostępnij > Udostępnij…”. Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym możemy dodawać i usuwać poszczególne osoby, a także modyfikować uprawnienia dla tych, którzy wgląd w plik już mają.
Lepsze wyszukiwanie plików na dysku
Dysk Google posiada bardzo szczegółową wyszukiwarkę, która umożliwia wyświetlanie plików na podstawie przeróżnych kryteriów - rodzaju dokumentu, widoczności dla innych osób czy też na podstawie własności (własne dokumenty lub udostępnione przez innych). Aby wyświetlić wszystkie dostępne opcje, należy kliknąć w strzałkę w polu wyszukiwarki.
Po wybraniu któregoś z kryteriów, Dysk Google wyświetli pasujące materiały. Jednocześnie aktywowany zostanie odpowiedni filtr w wyszukiwarce, co pozwoli na wyszukiwanie plików po nazwach w obrębie danej kategorii.
Umieszczanie pliku w wielu katalogach jednocześnie
Czasem może zajść potrzeba na umieszczenie jednego pliku w kilku folderach jednocześnie. To przydatna opcja w sytuacji, gdy współpracujemy z kilkoma zespołami i każdy z nich musi mieć osobne miejsce do przechowywania plików, a jednocześnie dostęp do określonych plików wspólnych.
Aby umieścić jeden plik w kilku folderach, należy kliknąć w niego prawym przyciskiem myszy i wybrac opcję “Przenieś do”. W nowym oknie możemy zaznaczyć folder, w którym będzie widoczny wybrany plik. Aby zaznaczyć więcej niż jeden folder, wystarczy, że przytrzymamy klawisz CTRL na klawiaturze.
Dodaj folder “Dysk Google” do biblioteki dokumentów w Windowsie
Kiedy zapisujemy pliki z poziomu programów systemowych, to zazwyczaj jako miejsce zapisu wybieramy jedną z dostępnych bibliotek - Dokumenty bądź Obrazy. Mamy do nich zawsze błyskawiczny dostęp z poziomu okna zapisywania i nie musimy szukać ręcznie folderów. Jeżeli chcielibyśmy zapisywać pliki bezpośrednio z poziomu dowolnego programu do chmury Google, to możemy dodać folder “Dysk Google” do biblioteki dokumentów i mieć do niego zawsze szybki dostęp.
Aby to zrobić, należy w oknie Eksploratora plików kliknąć prawym przyciskiem myszy na bibliotekę dokumentów, a następnie przejść do “Właściwości”. W nowym oknie znajdziemy listę realnych katalogów na dysku, które są uwzględniane w wybranej bibliotece. Aby dodać tutaj folder z dyskiem Google, należy kliknąć w przycisk “Uwzględnij folder...”, a następnie zaznaczyć katalog “Dysk Google” i kliknąć w przycisk “Umieść folder”.
Od tej pory będziemy mieli możliwość zapisania plików w naszej chmurze bezpośrednio z poziomu dowolnego programu w Windowsie. Wystarczy, że wybierzemy podczas zapisywania bibliotekę dokumentów, a system wyświetli wszystkie katalogi utworzone w chmurze Google.
